Comment l’Institut traite-t-il votre demande ou votre plainte ?
- Nous vous faisons parvenir un accusé de réception, ainsi qu’un numéro de dossier.
- Nous examinons d’abord si votre plainte est recevable, c’est-à-dire si nous disposons de suffisamment de données pour la traiter (votre identité, la date, la signature, la description de la situation…).
- Ensuite, nous vérifions si l’Institut est compétent pour traiter votre plainte et si la plainte est fondée.
- Nous procédons à une première analyse de votre dossier (avec le cas échéant demande d'informations complémentaires ou proposition de rencontre pour exposer le dossier oralement). Pour cette raison, il est important de nous laisser un numéro de téléphone ou une adresse électronique auxquels vous êtes joignable durant la journée.
- Nous vous faisons parvenir un avis quant au dossier introduit et à l’assistance que l’Institut peut vous fournir par la suite.
- L’Institut n’entreprend aucune démarche ni action de sa propre initiative quant aux dossiers introduits ; nous agissons uniquement moyennant l’autorisation de la personne ayant introduit le dossier et garantissons le traitement des plaintes en toute confidentialité.
Que peut faire l’Institut pour vous ?
- Fournir des informations :
Nous vous fournissons autant d’informations que possible quant à votre demande ou à votre plainte. - Vous inviter à un entretien :
Nous pouvons discuter des problèmes auxquels vous êtes confronté(e) et vous donner davantage d’explications quant à la législation existante, à vos droits et obligations et aux démarches ultérieures que vous pouvez entreprendre. - Contacter la partie adverse :
À votre demande, l’Institut peut informer la partie adverse de ses droits et obligations. Ceci peut se faire tant par téléphone que par courrier. - Conciliation/Médiation :
Après avoir pris contact avec la partie adverse, il est possible de procéder à une médiation. Celle-ci peut se dérouler au sein de l’Institut ou éventuellement dans un autre environnement neutre. Lorsqu’un accord réciproque est atteint, le dossier est clôturé. - Ester en justice et constitution de partie civile (sauf pour les domaines de compétences des Communautés et des Régions) :
L’Institut peut décider librement d’ester éventuellement en justice et d’entreprendre une telle démarche s’il le juge nécessaire et moyennant l’autorisation du demandeur. - Suivi et conseils :
L’Institut peut assister juridiquement la personne qui introduit une plainte. - Bon à savoir :
Les services fournis par l’Institut sont gratuits.